Administrative Assistant

Description available in French only****

Type d’emploi : permanent et à temps plein

 Date de début : dès que possible

Description de l’entreprise

Groupe de course Octane se spécialise dans l’organisation d’événements de sport automobile d’envergure internationale, notamment le Formula 1 Grand Prix du Canada.

Description générale

 Le(la) candidat(e) assure un service à la clientèle de première ligne. Il/elle reçoit et achemine les appels téléphoniques, accueille les visiteurs et effectue quelques tâches administratives en soutien au département des finances et administration.

Rôle et responsabilités 

• Répondre de façon adéquate, polie et professionnelle aux appels entrants ;
• Acheminer les appels au bon département ;
• Accueillir les invités ;
• Soutien administratif (numérisation et classement de documents, poste et messagerie, gestion des fournitures de bureau) ;
• Tenir les registres à jour ;
• Service à la clientèle, communication avec les clients et fournisseurs ;
• Saisie de données et suivi des certificats d’assurance de nos partenaires ;
• Soutien au département des finances et administration (mise à jour des tableaux de compilation ou de conciliation, facturation, saisie de factures fournisseurs, rapport de dépenses et chiffrier).
• S’assurer de la propreté des aires communes ;

• Autres tâches connexes.

Exigences 

• Parfaitement bilingue, autant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Minutie et sens de l’organisation ;
• Bonnes connaissances informatiques ;
• Débrouillardise, facilité d’apprentissage et d’adaptation, autonomie ;
• Bonne gestion des priorités ;
• Esprit d’équipe et dynamisme.

 Conditions de travail et rémunération 

• Rémunération selon l’échelle salariale de l’entreprise en regard des compétences et de l’expérience ;
• Banque de congés personnels et santé ;
• Vacances ;
• Assurances collectives ;
• Stationnement gratuit.

 Horaire de travail 

• Temps plein ;
• Horaire régulier en période hors événementielle et heures supplémentaires requises en période événementielle ;
• Télétravail selon la politique de l’entreprise.

Travailler chez Groupe de course Octane, c’est joindre une fière équipe d’employés voués à la recherche de l’excellence et guidés quotidiennement par l’innovation, l’écoresponsabilité et l’équité. Nos bureaux sont situés dans les paddocks du Circuit Gilles-Villeneuve au cœur du magnifique parc Jean-Drapeau. Vous travaillerez dans un environnement accueillant et stimulant !

Seules les candidatures retenues seront contactées.