Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It's an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Primary function

This position is responsible for providing first level technical support on the use of LAO Lawyer Portal, and ensuring that information about LAO's tariff and billing policies/procedures are clearly communicated to lawyers and staff expectations through the use of the Lawyer Support Centre.

Home Location: Fully Remote - Work from Home

Reporting to: Team Manager, Lawyer Service Centre

Key accountabilities

Assisting callers in a call-centre environment and providing information in priority sequence Responding to queries and complaints in a professional, courteous manner and escalating queries as required Entering and maintaining case details in PeopleSoft, Excel Databases, or other software for future review by other LAO staff, including paralegals and/or lawyers Accessing client information through the use of PeopleSoft and other computer systems Clarifying status of specific legal aid files, in response to telephone inquiries from lawyers Trouble-shooting technical issues for online billing including modem connections, portal web address and log-on challenges, user ID's and passwords, etc. Composing correspondence and accurately responding to queries regarding LAO's policies and procedures Identifying areas of improvement and voicing ideas to help build a strong foundation for a client service delivery structure grounded in best practices Other related duties as required

Required Skills & Experience

Completion of a business/accounting program and/or an equivalent combination of education and experience acquired through past work experience dealing with the interpretation and application of procedural legislation and regulations Expert knowledge of departmental procedures and processes including detailed knowledge of empaneled lawyers payments processes and LAO Portal Excellent knowledge of the Legal Aid Tariff as it relates to civil, criminal and immigration law Experience and technical skills in providing support to lawyers and their staff Excellent written and verbal communication skills Excellent customer service skills Demonstrated proficiency with PeopleSoft, MS Word and Excel Demonstrated ability to use latest communication technologies including Smartphones Must have intermediate knowledge of the following Microsoft programs; Word, Excel, PowerPoint. Experience with Access would be an asset. This position is a designated bilingual position, candidates must be able to provide services in both English and French.

Organizational Competencies

Client Focus Adaptability and Flexibility Personal Motivation and Accountability Focus on Quality and Best Practice Problem Solving and Judgement Organizational Awareness Teamwork and Collaboration

What do we offer?

At Legal Aid Ontario, we are committed to fostering a supportive and rewarding work environment for our employees. Our comprehensive benefits package reflects this commitment and is designed to enhance both professional and personal well-being.

We have a comprehensive health and wellness program that include dental, health and life insurance along with Basic Accidental Death & Dismemberment (AD&D) Insurance, Short-Term Disability (STD), and Long-Term Disability (LTD) coverage.

Employees at Legal Aid Ontario also enjoy generous paid time-off policy including vacation days, illness days, discretionary days and statutory holidays.

Employees are eligible to be enrolled to OPSEU Pension Plan, administered by OPSEU Pension Plan Trust Fund (OPTrust).

How to apply?

Submit a résumé and cover letter.

Please clearly set out in your cover letter why you are interested in the Legal Aid Worker position, and highlight relevant experience, skills, and training that make you an ideal candidate.

Only those candidates selected for an interview will be notified.

Final candidates for this position will be required to undergo a criminal record check.

This position is represented by OPSEU and the employee will be governed by the provisions of the collective agreement and union dues will be deducted bi-weekly from date of hire.

Note: If a permanent employee, currently represented by OPSEU, is the successful candidate for this opportunity, they will return to their home position at the conclusion of this assignment, if the position continues to exist.

Please note that all applicants are encouraged to provide a valid email address for communication purposes. Applicants may receive written correspondence regarding this job posting directly to the email address provided on their résumé or to the one used to set up their Candidate Profile if applying on Njoyn.

As an applicant, it is your responsibility to ensure that you check your email regularly.

First time applying to a position with LAO?

You will need to create a profile AND then apply for the position.

Already have an Njoyn account? Just sign in and select "my jobs" to apply.

Once you have successfully applied you will receive a confirmation email.

Trouble applying? For telephone support please call 1-877-427-7717 or email support:candidate.njoynhelp@cgi.com.

Equity Statement

Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Préposé(e) au Centre d’aide aux avocats bilingue

Information sur l'entreprise

Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.

Si Vous Cherchez à Ajouter Un Nouveau Défi à Une Carrière Déjà Enrichissante, Au Sein D’une Équipe Œuvrant En Faveur De La Justice Par Des Moyens Innovants Dans Un Milieu Positif Offrant Des Modalités De Travail Souples, Songez Aux Possibilités Énoncées Ci-dessous

Sommaire du poste

La titulaire ou le titulaire du poste est chargé) de fournir un soutien technique de premier niveau sur l’utilisation du logiciel de facturation des avocats d’AJO et de veiller à ce que les renseignements au sujet des politiques et procédures relatives aux tarifs et à la facturation d’AJO soient clairement communiqués aux avocats et avocates et répondent aux attentes du personnel par l’entremise du Centre d’aide aux avocats.

Lieu de travail principal : Entièrement à distance – Travail à domicile

Supervision : Chef de service, Centre d’aide aux avocats.

Fonctions

Répondre aux appels dans un contexte de type centre d’appels et fournir des renseignements par ordre de priorité; Répondre aux demandes et aux plaintes de façon professionnelle et courtoise et transmettre les demandes aux autres services, au besoin; Saisir et tenir à jour les détails des affaires dans PeopleSoft, dans des bases de données Excel ou dans d’autres logiciels pour permettre à d’autres membres du personnel d’AJO, notamment les avocats ou les parajuristes, de les examiner ; Accéder aux renseignements concernant les clients en utilisant PeopleSoft ou d’autres logiciels; Clarifier l’état de dossiers d’aide juridique particuliers, en réponse aux demandes de renseignements téléphoniques des avocats; Résoudre des problèmes techniques liés à la facturation en ligne, y compris les connexions par modem, l’adresse Web du portail des avocats et les difficultés d’ouverture de session, les codes d’utilisateur et les mots de passe, etc.; Rédiger des correspondances et répondre avec exactitude aux demandes de renseignements concernant les politiques et les procédures d’AJO; Cerner les domaines dans lesquels des améliorations sont possibles et émettre des suggestions pour contribuer à créer des bases solides pour une structure de prestation de service à la clientèle fondée sur les pratiques exemplaires; Effectuer d’autres tâches, selon les besoins.

Exigences

Diplôme d’un programme en administration des affaires ou en comptabilité ou combinaison équivalente d’études et d’expérience acquise dans le cadre d’une expérience de travail antérieure portant sur l’interprétation et l’application des lois et règlements. Connaissance d’expert des procédures et processus d’AJO, y compris une connaissance détaillée des processus de paiement des avocats regroupés et d'Aide juridique en ligne; Excellente connaissance des tarifs de l’aide juridique en ce qui a trait au droit civil, criminel et de l’immigration; Expérience et compétences techniques en soutien aux avocats et à leur personnel; Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale; Excellentes compétences en service à la clientèle; Maîtrise démontrée de l’utilisation de PeopleSoft, MS Word et Excel; Capacité manifeste à utiliser les dernières technologies en matière de communication notamment les téléphones intelligents; Connaissance de niveau intermédiaire de l’utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint; Expérience de l’utilisation du logiciel Access, un atout; Il s’agit d’un poste désigné bilingue. Les candidates et candidats doivent être en mesure de fournir des services en français et en anglais.

Compétences organisationnelles

Approche axée sur la clientèle Adaptabilité et souplesse Motivation personnelle et sens des responsabilités Orientation sur la qualité et les meilleures pratiques Aptitude à trouver des solutions et avoir un bon sens de jugement Conscience organisationnelle Apte au travail d’équipe et à la collaboration en équipe

Ce Que Nous Offrons

À Aide juridique Ontario, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail positif et gratifiant pour nos employés. Notre vaste éventail d’avantages sociaux reflète cet engagement et est conçu pour améliorer le bien-être professionnel et personnel.

Nous offrons un programme complet de santé et de bien-être qui comprend une assurance dentaire, une assurance maladie et une assurance-vie, ainsi qu’une assurance de base en cas de décès ou de mutilation par accident, une assurance invalidité de courte durée et une assurance invalidité de longue durée.

Les employés d’Aide juridique Ontario bénéficient également d’une politique généreuse en matière de congés payés, des jours de maladie, des jours discrétionnaires et des jours fériés.

Les employés ont admissibles au Régime de retraite du SEFPO administré par la Fiducie de pension du SEFPO (OPTrust).

Comment Postuler

Envoyer un curriculum vitæ et une lettre de motivation.

Veuillez expliquer brièvement dans votre lettre de motivation les raisons pour lesquelles le poste de travailleur en aide juridique vous intéresse et décrire l’expérience, les compétences et les formations pertinentes qui font de vous la candidate ou le candidat idéal.

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevue.

Les candidats retenus pour ce poste doivent se soumettre à une vérification du casier judiciaire.

Ce poste est syndiqué, représenté par le SEFPO et la candidate ou le candidat sélectionné devra se soumettre aux dispositions de la convention collective; les cotisations syndicales seront retenues à la source toutes les deux semaines à compter de l’entrée en fonction.

Remarque : Si un employé permanent, actuellement représenté par le SEFPO, est le candidat retenu pour cette occasion, il retournera à son poste d’attache à la fin de l’affectation, si le poste existe toujours.

Les personnes désirant postuler ce poste sont encouragées à fournir une adresse courriel qui servira pour la correspondance. Elles recevront une correspondance écrite concernant cette offre d’emploi directement à l’adresse électronique fournie sur leur CV ou à celle utilisée pour établir leur profil de candidature si elles ont posé leur candidature par l’entremise de Njoyn.

Il leur incombe de vérifier régulièrement leur courrier électronique. S’agit-il de votre première demande d’emploi à AJO?

Vous devrez créer un profil AVANT de postuler.

Vous avez déjà un compte Njoyn? Il vous suffit d’ouvrir une séance et de sélectionner « Mes emplois » pour soumettre votre candidature. Après que vous avez soumis votre candidature, vous recevrez un accusé de réception par courriel.

Éprouvez-vous des difficultés? Appelez au 1 877 427-7717 pour obtenir du soutien au téléphone, ou envoyez un courriel à : support:candidate.njoynhelp@cgi.com

Equity Statement

La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.